Dalam beberapa kasus orang/lembaga yang anda kirimi email biasanya melakukan filtering berdasarkan subject pada email, maka pastikan perhatikan selalu penulisan subject agar sesuai dengan tujuan pengiriman email.
Menggunakan Salam Pembuka yang Sesuai
Setelah menuliskan subject yang jelas, pastikan untuk menggunakan salam pembuka. Salam pembuka umumnya wajib untuk digunakan ketika menulis email resmi.
Penggunaan salam pembukapun harus sesuai dengan kemana/siapa tujuan email tersebut dikirimkan. Misal jika anda mengirimkan email ke sebuah perusahaan multinasional, maka akan sangat tidak profesional ketika menggunakan “Hi”, “Halo”, atau “Siang”.
Maka dari itu sesuaikan salam pembuka dengan tujuan seperti contoh dibawah ini:
- Jika tujuan email adalah lembaga amal/pondok/keagamaan baiknya gunakan salam terlebih dahulu sesuai dengan agama masing-masing, misalnya dalam Islam pastikan untuk menggunakan “Assalamu’alaikum” kemudian ikuti dengan “Yang terhormat, Bapak Ahmad”, “Yang terhormat, Bapak/Ibu/Sdr/i”, atau “Kepada, Pihak terkait”
- Jika email bersifat umum dan resmi anda bisa langsung menggunakan “Dengan hormat”, “Yang terhormat”, “Yang kami hormati”, dan lain sebagainya.
Memperkenalkan Diri
Setelah salam pembuka pastikan anda memperkenalkan diri. Pentingnya memperkenalkan diri dalam email bertujuan agar penerima email mengetahui siapa Anda dan apa keperluan dari email Anda.
Terutama jika penerima email Anada merupakan orang-orang yang belum pernah anda kirimi email sebelumnya. Contoh: “Perkenalkan nama saya Ahmad dari PT. ABC. Sehubungan dengan email ini saya bermaksud untuk menawarkan proposal kerjasama”.
Isi Email
Sebaiknya gunakan huruf yang mudah dibaca. Isi dari email harus jelas, jangan terlalu panjang, juga jangan terlalu pendek.
Jika tujuan email adalah sebuah perusahaan atau lembaga, baiknya gunakan bahasa yang baku dan penggunaan tanda baca secara tepat. Sedangkan jika email ditujukan untuk calon pelanggan produk anda, hindari penggunaan bahasa yang terlalu baku, namun jangan pula gunakan bahasa yang sifatnya terlalu gaul.
Gunakan Signature pada Email
Pastikan bahwa setiap email yang buat disertai dengan signature yang memberitahu siapa Anda dan bagaimana mereka dapat menghubungi Anda. Anda bisa mengaturnya secara otomatis di setiap akhir email Anda. Signature bisa mencakup nama lengkap, jabatan Anda, nomor telpon, alamat email dan informasi penting lainnya.
Koreksi Kembali Email
Sebelum mengirim email yang telah anda buat, koreksi kembali setiap kata dan kalimat yang ada di dalam email. Pastikan tidak ada salah penulisan, dan jangan biarkan pembaca salah mengartikan kalimat yang dibuat.
